Organizzare un viaggio oggi sembra più semplice che mai
Organizzare un viaggio oggi sembra più semplice che mai. Le informazioni non mancano — blog, social, reel, intelligenza artificiale. Il problema è che sono troppe, e spesso portano nella direzione sbagliata.
Itinerari troppo pieni. Destinazioni scelte per come appaiono su Instagram. Budget sottostimati. Distanze ignorate. La voglia di vedere tutto, senza fare i conti con il tempo che si ha davvero.
Quello che facciamo è orientare. Dare priorità. Ridimensionare dove serve. Non per togliere qualcosa al viaggio, ma per fare in modo che quello che rimane funzioni bene e davvero.
Questo è il lavoro del travel designer. Una figura che negli ultimi anni sta crescendo.
Perché il travel designer esiste — e perché ne ha bisogno anche chi viaggia in autonomia
Ho un problema che mi porto dietro da sempre: quando pianfico un viaggio in un posto che non conosco, metto sempre più cose di quelle che riesco a fare. Sottostimo le distanze, non considero che certi costi sono più alti del previsto, dimentico che a un certo punto sarò semplicemente stanca di muovermi.
E poi c’è l’altro problema: pianificare un viaggio è stancante. Lo era già prima, ma con i social è diventato estenuante. Più leggi e ti informi, più ogni giorno qualcosa è “imperdibile”, ogni angolo di mondo ha la sua “perla nascosta che nessuno conosce”.
Il rischio però è un altro: finire per inseguire luoghi evitabili, perdendo tempo dietro a posti che non valgono il viaggio e saltando quelli che invece valgono davvero. Soprattutto quando il tempo è poco.
Un travel designer fa la differenza proprio in questa fase, perchè conosce la destinazione in profondità. Conoscere non significa solo esserci stati.
Significa sapere cosa funziona e cosa no, perché un posto vale il viaggio e perché un altro può aspettare, quanto tempo ha senso dedicare a un luogo e quando è meglio andare oltre. Il risultato è un piano che segue i tuoi interessi e che nella realtà funziona davvero.
Il travel designer non è per chi non sa organizzarsi. È per chi sa esattamente quanto vale il proprio tempo.
Come è nato Kipepeo, quando ancora il termine travel designer non esisteva
Nel 2012 sono arrivata alle Isole Galapagos convinta che fosse un arcipelago quasi disabitato e che l’unico modo per visitarlo fosse la crociera. Agosto e settembre, il mare può essere agitato in quel periodo, non l’ideale per chi soffre il mal di mare. Ma non avevo alternative. Almeno pensavo.
Una volta sbarcata al porto ho capito che le cose non stavano così. Ho deciso di rimanere più a lungo e durante la permanenza ho scoperto una cosa. Proprio in quegli anni stava nascendo qualcosa di nuovo nel modo di viaggiare: l’islands hopping, un modo alternativo di scoprire le isole, più lento, più vicino alla vita locale.
Ho cominciato a scriverne sul mio blog. Le persone hanno iniziato a trovarmi su Google e a scrivermi per chiedere aiuto concreto. Come organizzarsi, chi contattare, dove andare. Le aiutavo, lavorando direttamente con un’agenzia locale che conosceva l’arcipelago meglio di chiunque altro e realizzando i primi viaggi su misura.
Senza averlo pianificato, e senza rendermene conto, stavo già facendo la travel designer. Una parola che all’epoca non esisteva ancora.
Il nostro approccio
Non tutti i travel designer lavorano allo stesso modo. La differenza principale è cosa succede dopo che l’itinerario è stato disegnato.
In Kipepeo il viaggio non finisce con un PDF. Lo progettiamo insieme e poi lo affidiamo a operatori locali che conosciamo direttamente, che abbiamo scelto viaggiando con loro, pagando di tasca nostra, senza inviti.
Sappiamo come lavorano quando le cose vanno bene. E soprattutto sappiamo come reagiscono quando qualcosa non va come previsto.
Perché i problemi in viaggio capitano. Sono rari, ma capitano. E in quei momenti la qualità di un operatore si vede molto più che nelle giornate perfette.
Questo significa che chi viaggia con noi ha una struttura reale dietro: guide, logistica, coordinamento. Non deve occuparsi della parte operativa. Il viaggio è su misura, ma non è fai da te.
Siamo in 8, ognuno specializzato in una parte di mondo. Queste sono le persone con cui parli quando ci scrivi.
Altri approcci al travel design (altrettanto validi)
C’è chi lavora in modo diverso: progetta l’itinerario, fornisce indicazioni e contatti, e poi lascia che sia il viaggiatore a gestire prenotazioni e logistica. Un fai da te strutturato, con una buona base di partenza.
È semplicemente diverso, e per certi viaggiatori è esattamente quello che cercano: totale autonomia, con qualcuno che ha già fatto il lavoro di selezione.
La differenza non è di qualità ma di gestione. Chi vuole un viaggio progettato e poi seguito da una rete locale troverà il nostro modello più adatto. Chi preferisce prenotare tutto in prima persona potrebbe trovare più senso nell’altro.
Perché il travel designer sta crescendo adesso
Negli ultimi anni qualcosa è cambiato nel modo in cui le persone si avvicinano ai viaggi. I social hanno reso tutto visibile, tutto desiderabile, tutto apparentemente alla portata di tutti.
Destinazioni remote, esperienze esclusive, momenti irripetibili. Siamo tutti bombardati ogni giorno da account di viaggi che mostrano destinazioni favolose come se fossero normali e accessibili.
Il problema è che spesso non lo sono. O meglio: lo sono, ma con le giuste aspettative, il giusto budget e la giusta pianificazione.
Quello che vedo nelle richieste che ricevo è un cambiamento di approccio rispetto anche solo a due anni fa. Sempre più persone arrivano con le idee già formate da quello che hanno visto online. L’esempio più concreto che ho vissuto è la Grande Migrazione nel Serengeti.
Fino a pochi anni fa era un sogno per pochi e non rappresentava il motivo principale per fare un safari in Tanzania, che funziona benissimo anche senza river crossing, né era alla portata di tutti per questioni di tempo e di spesa. Oggi molti la danno per scontata, o viene richiesta come si potrebbe richiedere la visita a un tempio, che è lì da sempre e non si muove.
Chi parte con questa aspettativa rischia di tornare deluso non perché il safari sia stato povero di fauna, ma perché l’aspettativa si è scontrata con quello che non ha visto e che riteneva essere un “must do”.
Le aspettative sono cresciute, le informazioni sono diventate troppe e sempre più difficili da filtrare. Capire cosa valga davvero la pena e cosa no richiede una conoscenza diretta dei luoghi che non si può ricavare da un feed Instagram.
È per questo che la figura del travel designer sta crescendo: non perché viaggiare sia diventato più difficile, ma perché orientarsi è diventato più complicato.
Per chi ha senso affidarsi a un travel designer
Non crediamo che tutti abbiano bisogno di noi. Ma ci sono situazioni in cui la differenza è concreta.
Ha senso per chi viaggia in destinazioni dove l’autonomia totale è difficile — un safari in Kenya o Tanzania, un gorilla trekking in Uganda, il Madagascar o la Mongolia, dove la logistica è complessa e improvvisare ha un costo alto in termini di tempo e denaro.
Ha senso per chi non vuole perdere tempo prezioso in viaggio a cercare soluzioni, tour, trasferimenti. Chi vuole godersi ogni momento seguendo un itinerario costruito intorno a sé, non un pacchetto preconfezionato uguale per tutti.
Ha senso per chi ha meno dimestichezza con il viaggio indipendente, o semplicemente non vuole doversi destreggiare in lingue che non conosce. L’operatore locale difficilmente avrà il sito e la gestione richieste in italiano ed avere qualcuno che fa da interfaccia cambia l’esperienza.
Quanto costa e come funziona concretamente con Kipepeo
Quello che descriviamo qui è il nostro modello — non è necessariamente così che lavorano tutti i travel designer, ognuno ha il proprio approccio.
Non ci sono costi aggiuntivi rispetto a quello che pagheresti prenotando direttamente con l’operatore locale. Il nostro lavoro è già incluso nel prezzo del viaggio.
Gli operatori con cui collaboriamo sono sul campo, lavorano poco con internet e spesso non gestiscono direttamente i clienti internazionali. Noi ci occupiamo di questa fase per loro, portando clienti che hanno già scelto di affidarsi a noi.
Il primo passo è compilare un form sul sito. L’abbiamo fatto volutamente lungo perché le informazioni iniziali sono fondamentali: numero di persone, giorni disponibili, periodo, budget, destinazioni che si vorrebbero visitare.
Il budget in particolare è un’informazione importante. Non è sempre facile parlare di soldi, ma è il punto di partenza per costruire qualcosa di realistico. La differenza tra budget diversi cambia completamente quello che è possibile fare, e sapere da subito con cosa si lavora ci permette di proporre un viaggio che abbia senso senza promettere cose irrealistiche.
Entro 48 ore il travel designer per la destinazione risponde con una prima bozza di viaggio basata su quanto indicato nel form. Se la bozza è in linea con le aspettative si lavora sul preventivo vero e proprio.
Una volta ricevuta la proposta, con costi e itinerario chiari, si apre una conversazione — via email o con una chiamata pianificata — per discutere insieme, rispondere a dubbi e valutare eventuali revisioni.
Si rivede l’itinerario dove necessario. Quando si è pronti a procedere si parte con le prenotazioni provvisorie, il deposito e le conferme ufficiali.
Quindi chi è il travel designer e a cosa serve davvero?
Il travel designer orienta. Identifica le priorità. Ridimensiona dove serve. Non per togliere al viaggiatore il piacere di organizzare il proprio viaggio, quello rimane, ma per accompagnarlo ad una scelta ragionata grazie alla conoscenza delle destinazioni, dei loro punti critici, delle alternative e dei compromessi reali.
Il Travel designer è chi ha fatto tanti errori in quel posto dove vuoi andare e che li eviterà a te.
